勤眾學員們第一次接觸【ARCI】矩陣圖演練是在年後的2/12，陳博在指導過程中可能發現我們好像似懂非懂，但【ARCI】矩陣圖又是【當責】課程極為重要的使用工具，把這工具學好，對未來執行專案運作才能達到好的分責、好的效率、好的結果。陳博更一再強調：沒有把細節規劃好，專案就做不好。
所以在2/12課程結束後，高層的午餐會決議追加一個特訓時段，讓同仁可以全心投入且充足的學習【ARCI】的工具使用，特訓日期就訂在3/7(六) 增加一個整天的【ARCI】專題課程，時間已迫在眉睫，HR為此快速因應，緊急調度與3/15的補班做調假，也讓學員可依個人需求做彈性安排補休，使3/7的課程可以全員到齊、順利展開。
3/7週六的課程分為二個時段，上午的開場先有精簡的授課，陳博再次將當責的業務流程規劃扼要的提點：怎樣去做專案規劃、怎樣去做任務構思，再做了一次重點講解。同時強調，專案規劃最重要的是==>【事情要講清楚、傳遞清楚、前後連結，因為專案的執行是一場接力賽】。陳博更以自己臨時接到一項需要多人組織分工任務的親身經驗分享，來說明細節規劃的重要性，當實際值與預期值有大的差異時，臨機應變的機制就需要立即出現。
陳博問大家有沒有問題，當然，大家都不會有問題；但實際上懂不懂、有沒有問題，演練做了之後就會知道。
接下來，先給二個簡易版的專案主題作為分組演練的暖身活動，主題如下：
專案一：如何預防因疫情被迫停工的現象發生。
專案二：請規劃與預備執行這次三天二夜的員工旅遊活動。
當天的演練，總共分為6組進行，各小組依安排的主題立即展開熱烈的討論並在指定的時間內完成即時報告製作。而陳博在仔細聽取各組報告後，點出了各組共通的問題點—我們都在填【事項】，沒有【流程】的概念；【要串事項，才會變成流程】，流程是為了達成目標。專案要先有原則或行動綱領，必須將目標化為具體的行動，才會有具體的流程，最後要用【時間軸】做連結，達到預期效益。
誠如陳博提點解析主題之一”3天2夜自辦旅遊”為例，我們的報告中專注於人員任務分配，如誰負責選旅遊景點、誰負責找旅行社報價等預備工作…。陳博說: 專案規劃要思考去哪裡玩? 玩什麼? 什麼時段做什麼? 3天2夜要怎麼走? 從出發到結束要怎麼安排⋯⋯等，所有細節都要清楚、明確。【ARCI】不只是任務分配而已，而是要把目標化為真正的行動及產出預期的結果!
銜接上午的暖身活動，下午的重頭戲登場—專屬各小組的專案改善規劃。由各組自訂主題，但須符合二個要件：1.以【成效】為優先。2.時間在【45天】內可完成。
依據此兩大原則，各組立即展開主題的討論，最終各組完成自己專案的【ARCI】矩陣圖。陳博一邊聽取報告，一邊針對每個不同專案給予專業的指導，例如：有的專案標的範圍過大、有的專案細節規劃不夠細、有的專案角色權責集中、有的進度控管不明確⋯⋯等，都一一給予真切深入的解析和指導，並要求於4月份課程提出專案成效報告。
會後執行副總立即指派小編將【ARCI】矩陣圖的製作重點做成範例以及空白格式給各小組參考使用，內容經過執行副總的指導和陳博的同意後，立即向大家召開說明會，請各組依據共同的格式，重置自己的專案規劃，也期望各組【ARCI】規劃的內容和產出可以一次到位。
3/20(五)依原訂2小時的計畫開課，陳博特別安排採個別輔導的方式和各組逐一地檢討，針對每個不同專案聽取深度的報告和討論，並把大家普遍會發生的盲點逐一指點，例如：專案團隊的角色（任務）安排與任務銜接、專案計畫展開前的現狀盤點、專案目標設定、進度控管、現有工具(eSOP)的運用⋯⋯等，又做了更詳盡的解析和指導，讓各組成員有更進一步的了解。
出刊此時，各小組正依著自己的專案計畫逐步進行中，我們期待4/17當責課程中，各組都有令人驚艷的產出。
後記：
一、課程中，陳博也cue小編，問【多能工】的意思是什麼? 小編回答：具有多樣職能。 陳博說，在TPS指的多能工是【具有往前一站以及往後一站的工作能力，可協助整體的績效提升。】此時對小編而言有如當頭棒喝，也對多能工的意義有了更深一層的認識。
二、小編個人執行專案的學習過程心得，誠如陳博所言，必須要有清楚的目標和細膩的流程規劃，專案才能事半功倍。因此，在規劃任何專案時，我們一定要清楚要解決什麼問題? 能改善預期的成效是什麼? 要怎麼做才能達成目標? 仔細地想、仔細地規劃，透過跨單位的溝通、協調與合作，加上適時的調整，才能在有限的時間達成有效的成果。
本文作者:總經理室Amy Lin
勤眾生活報 